Pismo urzędowe: jak napisać, co powinno zawierać?

Skargi, wnioski, petycje, podania

Wyobraź sobie urzędnika, który ma codziennie na biurku dziesiątki pism urzędowych, które zgłaszają nowe sprawy. Taka osoba bywa zmęczona i zniecierpliwiona (szczególnie pod koniec dnia pracy).

Bierze do ręki twoje pismo i daje mu zaledwie kilkadziesiąt sekund uwagi. Jeżeli nie zrozumie sprawy, odpowiedź może być nie na temat lub nie po twojej myśli. Samo życie…

Dlatego stworzenie dobrego pisma urzędowego jest sztuką. Jeżeli nie robisz tego na co dzień, poświęć wiele czasu na pisanie. “Przetestuj” kolejne wersje pisma na zaufanych osobach, które potrafią ocenić jego poprawność. Pamiętaj, że najtrudniej jest pisać w sposób zrozumiały, ale krótko i na temat.

Ważne! Jeżeli trzeba – zasięgnij porady prawnika. Nie wahaj się w tej kwestii. To może „uratować” Twoją sprawę!

Niezbędne elementy pisma urzędowego

Ułatwiaj czytanie pisma osobie, która będzie się nim zajmować:

  • Stosuj proste zdania (unikaj zdań wielokrotnie złożonych, które ciągną się na kilka linijek tekstu).
  • Przedstaw w pierwszej kolejności najważniejsze informacje. Skup się na istocie sprawy.
  • Zachowaj pewną neutralność wobec opisywanej sprawy. Staraj się unikać sformułowań o charakterze emocjonalnym – one nie pomogą w jej rozpatrywaniu.

Postaraj się, aby Twoje pismo:

  1. Zawierało krótki 2-3 zdaniowy wstęp, który jest streszczeniem sprawy.
  2. Problem był opisany w sposób zrozumiały i wyczerpujący (ale nie lej wody – nikt tego nie chce czytać!).
  3. Opierało się o fakty, liczby, daty, konkretne wydarzenia, a nie tylko opinie.
  4. Zawierało komplet załączników potrzebnych do opisu sprawy (np. dokumenty, zezwolenia, decyzje, poprzednią korespondencję).
  5. Zawierało pomoce wizualne, które wyśmienicie wspomagają zrozumienie sprawy. Np.
  • schemat sytuacji,
  • wycinek mapy,
  • planu zagospodarowania,
  • fotografie, a nawet link do filmu z wizją lokalną i ukazaniem / wytłumaczeniem problemu (możesz go nagrać telefonem i umieścić na serwisie do publikowania filmów).
  1. Zawierało wymagane elementy formalne:
  • dane adresowe i kontaktowe nadawcy,
  • podpis nadawcy,
  • dane odbiorcy,
  • datę sporządzenia,
  • spis załączników,
  • spis osób / urzędów, które otrzymały pismo do wiadomości.

Przekazanie pisma

Dopiero, gdy upewnisz się, że masz wszystkie elementy – przekaż pismo Urzędowi. Pamiętaj o: