Jak rozmawiać z urzędnikami miejskimi?

Chcesz przedstawić urzędnikom miejskim problem, ale nie wiesz jak? Podpowiadamy, jak to skutecznie zrobić.

Oczywiście, zawsze rozmawiamy z urzędnikami w sposób kulturalny, z szacunkiem dla drugiej osoby. Prowadzimy rozmowę opartą na argumentach, a nie emocjach.

Gdy jesteśmy bardzo zdenerwowani, adrenalina może nam wyłączyć logiczne myślenie. To niebezpieczna sytuacja, w której możemy narobić więcej szkody, niż korzyści.

Sztuką jest wybranie właściwego sposobu komunikacji. Istnieje wiele możliwości kontaktu z urzędami. Od telefonów i osobistych rozmów, przez pisanie maili, aż po starannie napisane pisma urzędowe (wnioski, petycje i skargi).

Sposoby nieformalne

1. Rozmowa z urzędnikiem

Zaleta: osobista rozmowa (np. w urzędzie, przez telefon), bywa pomocna, jeśli chcesz otrzymać proste informacje.

Wada: rozmowa nie wystarczy, gdy chcesz urząd o coś poprosić!

  • Nie pozostaje po niej żaden ślad materialny. Gdy się na nią powołasz, urzędnicy mogą np. zasłonić się niepamięcią.
  • Urząd po takiej rozmowie nie ma obowiązku formalnej odpowiedzi na przedstawione przez Ciebie problemy. Sorry Batorry. 😕

2. Korespondencja elektroniczna (e-mail)

Zaleta: Urzędnicy zazwyczaj czytają przychodzące e-maile. Możesz się dowiedzieć, jakie są godziny funkcjonowania, do którego działu się wybrać, jakie zebrać dokumenty itp. Gdy chcesz zgłosić sprawę małej wagi (na przykład dzikie wysypisko albo popsutą latarnię uliczną) jest to dobre rozwiązanie.

Wada: korespondencja elektroniczna nie jest dla urzędu wiążąca (podobnie jak rozmowa osobista). I to pomimo istnienia zapisanej kopii korespondencji. Sądy wielokrotnie orzekały, że wpisane we wiadomości e-mail imię i nazwisko nie stanowi formalnego podpisu.

  • Przepisy nie nakładają na urzędy obowiązku odpowiedzi na e-maile, ponieważ formalnie można je traktować nawet jako anonimy.
  • E-maila nie można formalnie podpisać. Dlatego za jego pomocą nie można przekazać urzędowi formalnej korespondencji (np. wniosek, petycja, czy skarga).
  • Być może rosnąca popularność tzw. elektronicznego podpisu pomoże w niektórych przypadkach. Jednak taki podpis obecnie posiadają głównie przedsiębiorcy.

Petycja

Zaleta: Petycje w polskim prawie mają swój specjalny tryb według którego muszą być rozpatrywane. Na każdą petycję urząd ma obowiązek odpowiedzieć.

  • Pod petycją może się podpisać tylko jedna osoba (nie musi to być grupa osób, czy komitet protestacyjny).
  • Pamiętaj jednak, że listy poparcia dla petycji dodają jej znaczenia (większa liczba wyborców okazuje swoje niezadowolenie). Jednak nie są formalnie obowiązkowe.

Rejestr gdyńskich petycji.

Na stronie gdyńskiego Urzędu Miasta prowadzony jest rejestr petycji, w którym publikowane są wszystkie petycje wraz z udzielonymi odpowiedziami.

Wada: Już pobieżna lektura niektórych odpowiedzi (np. tej udzielonej na naszą petycję w sprawie ul. Folwarcznej z 20.02.2020 r.) pokazuje, że urzędnicy nie zawsze zadają sobie trud rzetelnej analizy wpływających pism. Zdają się kompletnie ignorować argumentację i propozycje mieszkańców. Więcej o tej historii przeczytasz tutaj.

Podsumowanie: Mimo swoich wad, petycja jest cennym narzędziem. Dzięki niej możesz pewne sprawy skutecznie nagłaśniać.

A bywa, że przy okazji udaje się także unaocznić niepokojące zjawisko: odpowiedź urzędników, która starannie omija sedno sprawy lub ujawnia niekompetencję osób udzielających odpowiedzi.

Wniosek i skarga

Wniosek

Zaleta: Jeżeli chodzi o treść, wnioski w zasadzie są bardzo podobne do petycji jak chodzi o treść. Warto je składać we wszystkich sprawach, w których chcemy urząd o coś poprosić.

Wnioski najlepiej składać w formie papierowej lub przez platformę epuap. Pamiętaj, aby wniosek zawierał ważne elementy formalne, czyli:

  • datę,
  • dane adresata,
  • dane nadawcy,
  • podpis wnioskodawcy.

Wnioski również mają swój tryb określony w Kodeksie postępowania administracyjnego i urząd ma obowiązek odpowiedzi na nie!

Wniosek jest najczęściej stosowanym przez nasze Stowarzyszenie typem pisma. Za pomocą wniosków przekazujemy miastu swoje pomysły i uwagi do podejmowanych działań.

Podsumowanie: Z naszego doświadczenia wynika, że urzędnicy zazwyczaj rzetelnie zapoznają się z naszą argumentacją i nieraz pozytywnie rozpatrują nasze prośby. Jest to budujące i zachęca do wspólnego współtworzenia miejskiej przestrzeni.

Szczególnym rodzajem wniosku jest wniosek o udzielenie informacji publicznej, o którym napiszemy osobny artykuł.

Skarga

Wiemy już, czym jest wniosek. Wnosimy go, gdy chcemy poprosić miasto o jakieś działanie (np. ustawienie ławek).

Ale co, gdy miasto podjęło już jakieś działania a my jesteśmy z ich efektu niezadowoleni? 

W takiej sytuacji możemy złożyć skargę, w której przedstawiamy dlaczego uważamy działania miasta za szkodliwe lub bezprawne.

W myśl polskiego prawa “przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw” (art. 227 Kodeksu Postępowania Administracyjnego).

Zgodnie z prawem zaskarżyć można praktycznie wszystko.

W każdym wypadku jednak, oprócz wskazania decyzji, z której jesteśmy niezadowoleni, musimy konkretnie argumentować, jakie naruszenie prawa zostało popełnione przez urzędników.

Dlaczego to ważne? Ponieważ jeżeli nie wskażesz konkretnego naruszenia prawa, procedur lub interesu osoby / grupy osób, musisz się liczyć z odrzuceniem skargi. Nawet jeżeli masz rację.

Skarga jest procedowana w podobnym trybie do wniosku.

  • Rozpatrzenie obu typów pism powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, ale nie później, niż w ciągu miesiąca.
  • Skarga może być sposobem na kontynuowanie sprawy, odnośnie której wcześniej złożony był wniosek. Gdy jesteś niezadowolony(a) ze sposobu rozpatrzenia złożonego pisma, możesz zaskarżyć udzieloną odpowiedź.
  • Skarga i wniosek to oficjalne sposoby wpływania na władze i warto z nich korzystać.

W Radzie Miasta Gdyni istnieje Komisja Skarg i Petycji, która rozpatruje między innymi skargi mieszkańców, nieraz zapraszając ich na swoje posiedzenia w celu wysłuchania.  Komisja kontaktuje się z autorem Skargi, jeżeli uzna pismo za zasadne.

Skargi na działanie miasta można i warto składać także do Wojewody Pomorskiego. Jako reprezentant administracji centralnej w województwie, czuwa nad przestrzeganiem zasad praworządności.

Samotnie bywa trudno. Działajmy razem!

Lawina negatywnych odpowiedzi na Twoje pytania nie jest niczym nadzwyczajnym. Potraktuj to, jako test Twojej determinacji. W ważnych życiowych sprawach zwykle nie jest łatwo.

Często będziesz odnosić wrażenie, że Twojego pisma nikt nie przeczytał, a odpowiedź udzielona została mechanicznie. To niestety norma. Jako społeczeństwo, wciąż uczymy się, że bycie urzędnikiem to służba.

Wydaje się, że kulturowo jest u nas zakorzeniona rola urzędnika, który jest administratorem w imieniu kolonizującego nas państwa. W końcu dla zaborców (Rosja, Prusy i Austro-Węgry) byliśmy tanią siłą roboczą i mięsem armatnim.

Tylko w I wojnie światowej pół miliona Polaków zginęło w armiach zaborców, przymusowo walcząc w ich interesie. W tamtych czasach kilkadziesiąt lat służby wojskowej w obcej armii było prawdziwym niewolnictwem dla pokoleń Polaków.

Później nie było lepiej – II-ga wojna światowa, zniewolenie kraju pod rosyjskim butem. To mogą być źródła naszej potulnej postawy wobec urzędników. Utrudnia nam ona skutecznie egzekwować prawo i poprawiać warunki życia.

Nagłaśniaj problemy, pobudzaj dyskusję

Wielu mieszkańców boryka się z wielkimi problemami swojej dzielnicy / miasta samotnie. Zupełnie niepotrzebnie! Przez to nikt nie wie o ich staraniach na rzecz wspólnego dobra!

Urzędnicy, jak Polska długa i szeroka, potrafią to wykorzystywać. Wiedzą, że za niechlujną odpowiedź nie poniosą konsekwencji. Tak będzie dopóki wymiana pism jest sprawą prywatną – pomiędzy nadawcą, a urzędem.

Gdy działamy razem, osiągniemy więcej

Jako Stowarzyszenie:

  • Staramy się nagłaśniać nasze działania.
  • Publikujemy udzielone nam odpowiedzi.
  • Budzimy świadomość urzędów, że nie warto nam odpowiadać niechlujnie.

Mamy jednocześnie nadzieję, że urzędnicy z czasem zaczną dostrzegać w nas partnerów, którzy mają pomysły korzystne dla miasta. Działamy dla dobra społecznego, chcemy aby Gdynia kwitła i była dobrym miejscem do życia.

Media społecznościowe, strona internetowa, kampanie off-line są przedłużeniem naszych formalnych działań. Realnie podnoszą one ich skuteczność. Dołącz do nas!

.